Neuregelungen zu ELENA 2010

Mit dem ELENA-Verfahrensgesetz, das am 2. April 2009 in Kraft getreten ist, müssen gemäß § 97 Absatz 1 SGB IV alle Arbeitgeber für jeden Beschäftigten, Beamten, Richter oder Soldaten monatlich mit der Entgeltabrechnung eine Meldung an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) abgeben. Die Pflicht zur Datenübermittlung beginnt zum 1.1.2010.

Bereits mit der Version 5.3 (Auslieferung voraussichtlich am 28. Oktober 2009) werden systemseitig die Voraussetzungen geschaffen, um zum Jahreswechsel die Meldungen zu ELENA 2010 vollautomatisch absetzen zu können.

Insbesondere die automatische Rückmeldung fehlender Versicherungsnummern direkt in edlohn ist derzeit einzigartig.

Der monatlich zu übermittelnde Verdienstdatensatz

Grundsätzlich ist für jeden Arbeitnehmer in jedem Abrechnungsmonat ein Verdienstdatensatz zu übermitteln.

Die Mindestbestandteile jedes korrekt übermittelten Verdienstdatensatzes sind:

• DSKO (ELENA-Ansprechpartner, Telefon, Fax, E-Mail)
• MVDS (DEÜV-Daten zum ELENA-Verfahren)
    Betriebsnummer des AG
    Aktenzeichen Verursacher, Berater/Mandant
    Personengruppe
    Abgabegrund
    Meldemonat
    Meldeumfang
• DBEN (ELENA Grunddatenbaustein)
    Beginn Arbeitsverhältnis
    Steuerliche Eckdaten
    Beschäftigung
    SV-Daten
    Arbeitszeit
    Steuerbrutto
    SV-Brutto
    Gesamtbrutto
    Gesetzliche Abzüge SV
    Gesetzliche Abzüge Steuern
• DBNA (Name)
• DBGB (Geburtsangaben)
• DBAN (Anschrift)
• DBAG (Arbeitgeber-Angaben)
  

Je nach Abrechnungskonstellation können folgende zusätzlich Angaben erforderlich werden:

• DBAB (von AG-Anschrift abweichender Beschäftigungsort)
• DBFZ (Fehlzeiten)
• DBSE (Steuerpflichtiger Sonstiger Bezug im Abrechnungsmonat)
• DBSB (Steuerfreier Bezug im Abrechnungsmonat)
• DBAS (für Auszubildende)
• DBZD (Zusatzdaten bei KUG, WAG, Altersteilzeit, Gleitzone, freiw./private KV/PV, Berufsständische Versorgungswerke, pauschal besteuerte Bezüge, abgewälzte Pauschalsteuer, Arbeitszeitänderung)
• DBKE (Bei Kündigung/Entlassung) ab 1.7.2010
• DBNB (Nebenbeschäftigung Arbeitslose) ab 1.1.2012

Fehlerhafte Meldungen

Ein Verdienstdatensatz ist unvollständig und wird als fehlerhaft zurückgewiesen, wenn eines der Mussfelder in den oben angegebenen Mindestbestandteilen nicht gefüllt oder falsch gefüllt ist.

Eine Abweisung des Datensatzes erfolgt insbesondere in dem Fall, in dem die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers fehlt.

Liegt noch keine Versicherungsnummer vor, ist es ratsam, den Arbeitnehmer frühestmöglich anzumelden, um über das automatisierte Rückmeldeverfahren die Versicherungsnummer von den Krankenkassen zu erhalten

Ist der Verdienstdatensatz eines Arbeitnehmer in einer Datei fehlerhaft, wird grundsätzlich nur die fehlerhafte Datensatz abgewiesen. Die fehlerfreien Datensätze werden verarbeitet. Ist jedoch ein schwerwiegender Fehler aufgetreten, der auf Dateiebene greift, wird die ganze Sendung abgewiesen. 

Korrekter Verdienstdatensatz für jeden Monat notwendig

Es kann in der Praxis vorkommen, dass ein Datensatz für einen Arbeitnehmer von der zentralen Speicherstelle abgewiesen wird und der Datensatz des Folgemonats bereits übermittelt wird.

Ein fehlerhafter Satz stoppt nicht die Weiterverarbeitung. Der Datensatz des Vormonats wird noch verarbeitet, muss aber in jedem Fall geliefert werden.

Stornomeldungen bei Korrekturen notwendig

Anders als z.B. bei der LSt-Bescheinigung werden bei der zentralen Speicherstelle gespeicherte Meldungen durch eine erneute Meldung NICHT überschrieben. Die erneute Meldung wird wegen Fehler abgewiesen.

Ist eine Korrektur beabsichtigt, muss der bereits gemeldete Datensatz storniert und erneut gemeldet werden

Begrenzung auf Beitragsbemessungsgrenzen

Unfallversicherung nicht relevant

Der Höchstjahresarbeitsverdienst der Unfallversicherung hat im ELENA-Verfahren keine Bedeutung.

Besonderheiten bei einzelnen Bescheinigungen

Arbeitszeitbescheinigung für Elterngeldstelle

Über ELENA ist nur die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit zu melden. Steht diese nicht fest, ist ein Durchschnittswert für die im Abrechnungszeitraum geleistete Wochenarbeitszeit zu errechnen.

Nachdem den meisten Arbeitgebern eine automatisierte Verbindung zwischen Lohn-/Gehaltsabrechnung und der Zeiterfassung nicht möglich ist, wurde auf die Mitteilung der tatsächlich gearbeiteten Stunden im ELENA-Verfahren verzichtet.

Im Rahmen der Elterngeldbewilligung ist jedoch zusätzlich die Kenntnis über eine Änderung der vereinbarten Wochenarbeitszeit im Abrechnungszeitraum bzw. über die tatsächlich geleistete Wochenarbeitszeit erforderlich. Der Arbeitgeber ist weiterhin verpflichtet, auf Anforderung den Elterngeldstellen diese Angaben in einer gesonderten Bescheinigung zu machen