Digitale Entgeltunterlagen ab 2027: So erfüllen Sie die Pflicht mit edlohn und der eLohnakte

Worum geht es?

Ab dem 01.01.2027 müssen Arbeitgeber die Unterlagen nach § 8 BVV elektronisch führen. Mit edlohn und der eLohnakte können Sie und Ihre Mandanten diese Pflicht erfüllen.

Die Pflicht trifft den Arbeitgeber, also Ihren Mandanten. Als Kanzlei sind Sie in der Regel die Stelle, die die Unterlagen sammelt, prüft und ablegt sowie bei einem Prüfauftrag dem Mandanten oder ggf. direkt dem Prüfer zur Verfügung stellt. Dieser Artikel zeigt Ihnen, was gilt, wie edlohn und die eLohnakte die Anforderungen abdecken und was Sie Ihren Mandanten weitergeben können.

„Digitale Entgeltunterlagen“ sind nicht „Digitale Personalakte“

Die digitalen Entgeltunterlagen umfassen nur die Unterlagen, die für die Nachvollziehbarkeit der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung und Beitragsberechnung wichtig sind. Die Personalakte ist deutlich breiter und gesetzlich nicht digital vorgeschrieben.

	Digitale Entgeltunterlagen	Digitale Personalakte
Zweck	Prüfung der Beiträge durch die Rentenversicherung (euBP)	Dokumentation des gesamten Arbeitsverhältnisses
Digitale Führung	Pflicht ab 01.01.2027	Freiwillig, keine gesetzliche Pflicht
Inhalt	Dokumente gemäß Auflistung in § 8 Abs. 2 BVV	Frei wählbar, z. B. Zeugnisse, Beurteilungen, Abmahnungen
Wer greift zu	Prüfdienst der Rentenversicherung	Arbeitgeber und Personalabteilung

Nicht jedes Personal-Dokument ist eine Entgeltunterlage. Relevant sind die Unterlagen, die für Beitragsberechnung, Versicherungsstatus und Prüfung gebraucht werden.

Rechtliche Grundlage

Die Pflicht, Entgeltunterlagen zu führen, ergibt sich aus § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV in Verbindung mit § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Die elektronische Führung hat der Gesetzgeber mit dem Siebten SGB-IV-Änderungsgesetz vom 12.06.2020 festgelegt. Die technischen Einzelheiten regeln die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV samt Verfahrensbeschreibung, gültig seit 01.04.2022. Eine Befreiung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV lässt sich nur noch bis 31.12.2026 beantragen. Auch mit bewilligter Befreiung gilt die elektronische Führung spätestens für alle Ereignisse ab 01.01.2027.

Woher die Pflicht kommt: die euBP

Die elektronische Führung der Entgeltunterlagen ist mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) verknüpft. Die euBP ist seit dem 01.01.2023 verpflichtend, und die Unterlagen sollen für die Prüfung auf elektronischem Weg übermittelt werden können. Dafür müssen sie als Dateien vorliegen und bestimmte technische Vorgaben erfüllen.

Das Wichtigste in Kürze

Wer in Verbindung mit edlohn die eLohnakte bereits nutzt ist zum 01.01.2027 gut aufgestellt. Diese sieben Punkte zählen:

• Stichtag: Ab 01.01.2027 gilt die elektronische Führung für alle Arbeitgeber, die der Betriebsprüfung der Rentenversicherung unterliegen. Eine Befreiung gibt es nur noch bis 31.12.2026.
• Umfang: Gemeint sind die Unterlagen aus § 8 Abs. 2 BVV plus die Abrechnungsdaten. Die Liste ist in der Praxis voraussichtlich nicht abschließend. Eine komplette digitale Personalakte ist nicht vorgeschrieben.
• Verantwortung: Sie bleibt beim Arbeitgeber. Weder ein Dokumentenmanagementsystem noch die Kanzlei bzw. der Lohnabrechner nehmen sie ihm automatisch ab.
• Technik: Eine Unterlage ist eine Datei. Zulässig sind PDF sowie jpeg, bmp, png und tiff. Der Inhalt muss orts- und systemunabhängig lesbar und nachträglich unveränderbar sein. Die eLohnakte erfüllt hierzu die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
• Software: Ein amtliches Zertifikat für BVV-konforme Software gibt es nicht. Entscheidend ist, dass Unterlagen elektronisch geführt und auf Anforderung korrekt bereitgestellt werden.
• Umsetzung mit edlohn: Abrechnungsdaten aus edlohn und Zeitdokumente aus edtime fließen in die eLohnakte. Alle weiteren Dokumente liefert der Mandant über den Pendelordner. Der Lohnsachbearbeiter prüft und archiviert sie.
• Betriebsprüfung: Der Lohnsachbearbeiter lädt die Dokumente aus der eLohnakte herunter und stellt sie dem Prüfer bereit, oder der Prüfer erhält über den Prüferzugriff in edlohn Einsicht.

Technische Anforderungen und Umsetzung in edlohn und der eLohnakte

Die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV stellen fünf technische Anforderungen, und die eLohnakte ist so aufgebaut, dass jede davon im normalen Ablauf erfüllt werden kann.

Anforderung	Was gilt	So setzen wir es um
Ein Dokument, eine Datei	Zwei oder mehr Dokumente in einer Datei sind unzulässig.	Der Lohnsachbearbeiter archiviert jedes Dokument als eigene Datei in der eLohnakte. Dabei kann er Sammel-PDF’s (ggf. auch vom Mandanten) in der eLohnakte manuell und ohne großen Aufwand in einzelne Dateien trennen.
Zulässiges Format	PDF sowie jpeg, bmp, png oder tiff	Mandanten liefern Dokumente in diesen Formaten über den Pendelordner. Der Lohnsachbearbeiter prüft das Format vor der Archivierung. Zusätzlich werden Dokumente aus edlohn bei der Abrechnung im PDF-Format archiviert.
Lesbar und unveränderbar	Schriftarten und Grafiken sind in der PDF eingebettet. Es gibt keine Skripte, kein Nachladen und keine eingebundenen Dateien und den elektronischen Dokumenten. Formularfelder lassen sich nachträglich nicht ändern.	Der Lohnsachbearbeiter prüft die Dateien bei der Übernahme. Mandanten haben keinen direkten Schreibzugriff auf die Ablage.
Sprechender Dateiname	Art der Unterlage, Name der Person und Zeitraum sind erkennbar. Der Name hat höchstens 64 Zeichen und enthält keine Sonderzeichen, Umlaute, ß oder Leerzeichen. Das gilt, wenn der Prüfer eine Unterlage anfordert.	Die Unterlagen sind der Person, der Dokumentart und dem Zeitraum zugeordnet, sodass sie dem Prüfer eindeutig benannt bereitgestellt werden können. Den Dateinamen vergibt der Anwender selbst und kann dabei seinen eigenen Standard anwenden. Ergänzend sind künftig Vorschläge für Dateinamen vorgesehen. Hinweis: Alternativ genügt eine Liste, die jede Datei Art, Person und Zeitraum zuordnet.
Unterschriftspflichtige Erklärungen	Für verschiedene Dokumente ist die Schriftform vorgeschrieben. Es genügt die qualifizierte Signatur des Beschäftigten oder die Signatur des Arbeitgebers nach dem Scan. Sonst bleibt das Papieroriginal zusätzlich erhalten.	Der Mandant reicht die Erklärung im Original ein. Wo weder Signatur noch Scan mit Arbeitgebersignatur vorliegt, bewahrt er das Original auf.

Die Beitragsabrechnung und die Abrechnungsdaten nach § 9 BVV werden aus edlohn archiviert, die Daten für die euBP werden ebenfalls aus edlohn bereitgestellt.

Die eLohnakte erfüllt die GoBD-Grundsätze

Die Grundsätze nach § 9a BVV erlauben es, die GoBD für die Speicherung analog anzuwenden. Danach sollen Entgeltunterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und nachträglich nicht unbemerkt veränderbar sein. Die eLohnakte erfüllt diese Grundsätze. Das entsprechende Zertifikat zur eLohnakte stellen wir Ihnen bereit.

Entgeltunterlagen: Welche Dokumente gibt es und woher kommen sie?

Die meisten Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV liefert Ihr Mandant, die Abrechnungs- und Zeitdaten stammen aus edlohn und edtime. Die Liste in § 8 Abs. 2 BVV ist nicht abschließend. Dazu gehören auch beispielsweise Arbeitsverträge. Nicht dazu gehören beispielsweise Zeugnisse oder Abmahnungen.

Wichtig für Ihre Mandanten: Der Mandant kann Dokumente nicht selbst in der eLohnakte archivieren. Er lädt sie über den Pendelordner hoch. Der Lohnsachbearbeiter der Kanzlei schaut sie durch und archiviert sie anschließend in der eLohnakte.

Legende: ✔ kommt von dort · ○ je nach Einsatz

Dokument (Nr. in § 8 Abs. 2 BVV)	edlohn	edtime	Mandant
Entgeltabrechnung, Lohnkonto, Beitragsnachweis	✔
Verzeichnis der Beschäftigten je Abrechnungszeitraum (§ 9 BVV)	✔
Daten der erstatteten Meldungen	✔
Daten der Krankenkassen-Meldungen mit Beitragswirkung	✔
Aufzeichnungen nach AEntG und MiLoG, Zeitdokumente aus dem Monatsabschluss		✔	○
Immatrikulationsbescheinigung			✔
Personalfragebogen für Minijobber und kurzfristig Beschäftigte			✔
Arbeitserlaubnis, Aufenthaltstitel			✔
Verzicht auf Rentenversicherungsfreiheit bei Minijob			✔
Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht, § 6 Abs. 1b SGB VI			✔
Antrag auf Aufhebung dieser Befreiung			✔
Kopie der Niederschrift nach § 2 NachwG			✔
Erklärung über weitere kurzfristige oder geringfügige Beschäftigungen			✔
Nachweis über Krankenversicherungsschutz			✔
Statusfeststellung nach § 7a SGB IV			✔
Bescheid der Einzugsstelle			✔
Nachweis der Elterneigenschaft für den Pflegeversicherungsbeitrag			✔
Erklärung zum Auszahlungsverzicht von Entgeltansprüchen			✔
Bescheinigung zum Pflegeunterstützungsgeld			✔
Erklärung zur Pflegezeit			✔
Erklärung zur Ausnahmevereinbarung nach Art. 16 VO (EG) 883/2004			✔
Verzicht auf Versicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 SGB VI			✔
Nachweis zum Insolvenzschutz von Wertguthaben (§ 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 BVV)			✔
Weitere Unterlagen im Einzelfall, z. B. Seefahrt			✔
Entscheidungen der Finanzbehörden zu Studiengebühren			✔

So läuft es in der Praxis

1. Der Mandant legt das Dokument als einzelne Datei im Pendelordner ab.
2. Der Lohnsachbearbeiter prüft Vollständigkeit, Format, Lesbarkeit und Zuordnung zur Person.
3. Der Lohnsachbearbeiter archiviert das Dokument in der eLohnakte.

Was Mandanten dafür tun müssen

• Pro Dokument eine eigene Datei hochladen, bestenfalls nicht mehrere Dokumente in einer Datei bündeln.
• Nur PDF, jpeg, bmp, png oder tiff verwenden, gut lesbar und vollständig.
• Dateien möglichst vorab schon sprechend benennen: Art des Dokuments, Name, Zeitraum, z. B. immatrikulationsbescheinigung-mustermann_max-WS_2026-2027.pdf.
• Bei unterschriftspflichtigen Erklärungen (Nr. 4a, 12, 15, 19) das Papieroriginal aufbewahren, sofern es nicht qualifiziert signiert oder mit Arbeitgebersignatur gescannt wurde.

Betriebsprüfung: So kommt der Prüfer an die Unterlagen

Der Prüfer bekommt die Dokumente auf einem von zwei Wegen: Ihr Lohnsachbearbeiter lädt sie aus der eLohnakte herunter und stellt sie bereit, oder Sie geben die eLohnakte über den Prüferzugriff in edlohn für den Prüfer frei.

Die Abrechnungsdaten gehen unabhängig davon als euBP-Datensatz aus edlohn an die Rentenversicherung. Die Unterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV fordert der Prüfer zusätzlich an.

Weg 1: Der Lohnsachbearbeiter stellt die Unterlagen bereit

1. Der Prüfer fordert bestimmte Unterlagen an.
2. Der Lohnsachbearbeiter lädt die geforderten Dokumente aus der eLohnakte herunter, je Unterlage eine Datei.
3. Der Lohnsachbearbeiter übermittelt sie auf dem Weg, den der Prüfer vorgibt. Die Rentenversicherung nutzt dafür häufig Cryptshare. Vertrauliche Inhalte gehören nicht in eine ungeschützte E-Mail.

Bei der Anforderung zählt der sprechende Dateiname (Art, Person, Zeitraum), alternativ eine Liste, die jede Datei zuordnet. Gibt es wegen der Dateigröße Probleme oder Abweisungen, sprechen Sie die anfragende Stelle an.

Weg 2: Prüferzugriff in edlohn

1. Sie schalten im Rahmen des Prüferzugriffs in edlohn die eLohnakte für den Prüfer frei.
2. Der Prüfer sieht dort die Dokumente, die für ihn freigegeben sind. Den Zugriff auf einzelne Dokumente kontrollieren Sie als Sachbearbeiter durch die Freigabe der einzelnen Dokumente für die Prüfersicht selbst: Was nicht freigegeben ist, sieht der Prüfer nicht.