Jahreswechsel 2025/2026: Das ändert sich in der Entgeltabrechnung mit edlohn

Der Jahreswechsel ist für Lohnabrechnerinnen und Lohnabrechner ebenso anspruchsvoll wie für uns in der Programmentwicklung. Zum 1. Januar 2026 greifen zahlreiche gesetzliche Änderungen. Wir haben einige der wichtigsten Punkte kurz und prägnant für Sie zusammengefasst.

• Steigerung des Mindestlohns und der Mini-/Midijob-Grenzen
  – Der gesetzliche Mindestlohn steigt zum 1.1.2026 von 12,82 auf 13,90 Euro je Stunde.
  – Die Minijob-Grenze erhöht sich auf 603 Euro monatlich.
  – Der Übergangsbereich (Midijob) beginnt bei 603,01 Euro und endet bei 2.000,00 Euro monatlich.
  Tipp für edlohn-Anwender: Prüfen Sie den Mindestlohnwert auf Firmenebene und passen Sie ihn ggf. zum 1.1.2026 an.
• Mindestausbildungsvergütung
  Die gesetzlichen Mindestausbildungsvergütungen steigen ab 1.1.2026 wie folgt:
  – 1. Ausbildungsjahr: mindestens 724 Euro
  – 2. Jahr: mindestens 854 Euro
  – 3. Jahr: mindestens 977 Euro
  – 4. Jahr: mindestens 1.014 Euro
  Tipp: Hinterlegen Sie neue Vergütungssätze (nach Rücksprache mit den Mandanten) rechtzeitig in den Vertragsdaten.
• Keine erneute Initialmeldung der Betriebsdaten
  2025 war erneut eine Meldung der neuen Unternehmensnummer mit Abgabegrund 09 erforderlich. 2026 ist keine weitere Initialmeldung vorgesehen.
  Hinweis: Es besteht kein zusätzlicher Handlungsbedarf. Prüfen Sie nur, ob die Unternehmensnummer korrekt hinterlegt ist.
• Beitragsbemessungsgrenzen 2026
  Beiträge sind nur bis zur jeweiligen Grenze zu berechnen. Überschreitende Entgeltteile sind beitragsfrei. Ab 1.1.2026 gelten bundeseinheitlich folgende Werte:
  – Kranken- und Pflegeversicherung 69.750 Euro jährlich (5.812,50 Euro monatlich).
  – Arbeitslosen- und Rentenversicherung 101.400 Euro jährlich (8.450,00 Euro monatlich).
  Gut zu wissen für edlohn-Anwender: Die neuen Werte sind in edlohn hinterlegt und werden automatisch berücksichtigt.
• Jahresarbeitsentgeltgrenzen (JAEG)
  Für die Beurteilung der Versicherungspflicht in der GKV gelten ab 2026 erhöhte Grenzen. Die allgemeine JAEG steigt auf 77.400 Euro.
  Tipp: edlohn stellt Ihnen unter den Auswertungen eine Hilfsliste zur Überprüfungen der JAEG zur Verfügung.
• Beitragssätze 2026
  – Der allgemeine Beitragssatz der Krankenversicherung bleibt bei 14,6 %.
  – Der ermäßigte Satz bleibt bei 14,0 %.
  – Der durchschnittliche Zusatzbeitrag steigt auf 2,9 %.
  – Die Pflegeversicherung bleibt bei 3,6 %.
  – Der Zuschlag für Kinderlose bleibt bei 0,6 %.
  – Die Rentenversicherung bleibt bei 18,6 %.
  – Die Arbeitslosenversicherung bleibt bei 2,6 %.
  Hinweis: Die Beitragssätze sind in edlohn hinterlegt. Kassenindividuelle Zusatzbeiträge werden wie gewohnt berücksichtigt.
• Aktivrente
  Ab 1.1.2026 ist ein monatlicher Steuerfreibetrag von 2.000 Euro für Beschäftigte nach Erreichen der Regelaltersgrenze geplant. Ein tatsächlicher Rentenbezug ist nicht erforderlich. Der Freibetrag gilt nur für ein einziges Arbeitsverhältnis. Es gibt keine Auswirkungen auf die Sozialversicherungsbeiträge. Der Freibetrag gilt nur für Beschäftigte, nicht für Selbstständige und Freiberufler.
  Wichtig: Wir arbeiten mit Hochdruck an der Umsetzung. Wir informieren, sobald die Aktivrente in edlohn verfügbar ist.
• EU-Entgelttransparenzrichtlinie
  Arbeitgeber müssen auf Nachfrage im Bewerbungsprozess ein Einstiegsgehalt oder eine Gehaltsspanne nennen. Beschäftigte erhalten weitergehende Auskunftsrechte zu ihrem individuellen Entgelt und zu Durchschnittsentgelten vergleichbarer Tätigkeiten. Unternehmen sollen ihre Entgeltstrukturen analysieren und die Gender-Pay-Gap bewerten.
  Unsere Auswertungen unterstützen flexible Entgeltanalysen. Die nötigen Merkmale (Geschlecht und Gesamtbrutto) zur Berechnung der  Gender-Pay-Gap lässt sich via Mandant > Export leicht exportieren und (z.B. in Excel) weiterberechnen.
• Elektronischer Datenaustausch PKV über ELStAM
  Ab 1.1.2026 erfolgt die lohnsteuerliche Berücksichtigung der Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung ausschließlich elektronisch. Private Versicherer melden Beiträge monatlich an das BZSt. Die Werte werden als ELStAM bereitgestellt und sind für den Lohnsteuerabzug verbindlich. Die Papierbescheinigung entfällt, ein befristetes Ersatzverfahren ist auf zwei Jahre begrenzt. Die ELStAM enthalten nur Beitragshöhen. Den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss prüfen Arbeitgeber weiterhin selbst. Für ausländische private Versicherungen gibt es keine Datenübermittlung.
  Hinweis: Details zur Umsetzung in edlohn finden Sie in unserer Online-Hilfe und in unseren Update-Infos.
• Änderungen im Branchenkatalog für Sofortmeldungen
  Ab 1.1.2026 werden Unternehmen der Forstwirtschaft und des Fleischerhandwerks von der Sofortmeldepflicht ausgenommen. Neu aufgenommen werden das Friseur- und Kosmetikgewerbe sowie plattformbasierte Lieferdienste.
  Tipp: Passen Sie die Sofortmeldepflicht in den Firmen-Einstellungen der betroffenen Mandanten an.
• Wegfall der Rechtskreistrennung in Beitragsnachweisen
  Nach dem Wegfall der Rechtskreistrennung bei Meldungen Ende 2024 entfällt sie nun auch bei den Beitragsnachweisen im Arbeitgeberverfahren. Im Zahlstellenverfahren gibt es vorerst keine Änderung der Beitragsnachweise.
  Die Änderung ist in edlohn bereits umgesetzt.
• Lohnsteuerbescheinigung 2026
  Aufgrund gesetzlicher Änderungen werden einzelne Felder und Kennziffern angepasst.
  Hinweis: Die entsprechenden Änderungen werden bei der Erzeugung der Lohnsteuerbescheinigung 2026 berücksichtigt, z.B. Angaben zu Beiträge zur privaten Kranken- und Pflege-Pflichtversicherung.
• Laden von Elektrofahrzeugen / Plug-in-Hybriden zu Hause und Änderungen bei der Pendlerpauschale
  Ab 1.1.2026 entfällt die pauschale Erstattung für das Laden zu Hause. Erforderlich ist ein Nachweis der geladenen Kilowattstunden über die Wallbox oder das Fahrzeug. Zudem gilt die Pendlerpauschale in Höhe von 38 Cent je Kilometer bereits ab dem ersten Kilometer.
  Sie nutzen schon die neue Fahrzeugverwaltung (im Pilotbetrieb)? Alle Anwender, die dort die pauschale Erstattung nutzen, erhalten einen separaten Hinweis (News4Users), dass eine andere Erstattungsform gewählt werden muss.

Weitere Tipps, was zum Jahreswechsel in edlohn noch ein- bzw. umgestellt werden muss, finden Sie hier zusammengefasst.